Geçici olarak konulan dosyaya "vekil dosya" denir. Vekil dosya, arşivde alınan dosyaların Dosya İzleme Fişi ile takip edilmesi amacıyla kullanılır. Asıl dosyanın yerine geçici olarak konulan vekil dosya, asıl dosya ile aynı ebatlarda olup biri A4 boyutunda, diğeri onun üstünde olan dosya istek fişinin konulacağı şeffaf cepli bir dosyadır. Araştırma için alınan dosyalar kırmızı, diğer birimlere ise diğer renklerde vekil dosyalar oluşturulur.

Renkli dosyalama sisteminde onlar hanesine renk kodlanmaz. Renkli dosyalama sisteminde yüzlük bölümler hâlinde uygulanan kodlama sisteminde genellikle renkler, yüz ve onlar hanelerine atanırken onlar hanesine renk kodlanmaz.

Hastanede dosyalama bölümü, dokümanların departman içerisinde belirli bir kurala göre sıralanmasını, ödünç alınan dosyaların takibini, dosyaların kliniklere götürülüp geri getirilmesini sağlar. Ayrıca raporları dosyalara kaldırır ve yıpranmış dosyaların renk sistemine göre yenilerini düzenler.

Adli vaka dosya ve yazılarının arşivde saklanması kuralları gereği tüm tahlil, tetkik sonuçları ve diğer belgeler en az yirmi yıl süreyle yataklı tedavi kurumunun arşivinde muhafaza edilir. Yirmi yılın ardından farklı ve önemli konulardaki otopsi raporları Devlet Arşivleri'ne gönderilir.

Işlemi bitmiş evrakların son kontrolleri için bekletilen dosyalara "geçici dosyalar" denir.

Hastanede arşiv birimi, klinik servislere yapılan yatışlar için oluşturulan hasta dosyalarını toplar, muhafaza eder ve hizmete sunar. Bu birim, hasta takibi yanında dosyanın idari ve adli birimlerce incelenmesi ve araştırma amaçlı kullanımı için kolaylık sağlar.

Günlük olarak dosyalara takılan evraklar, dosyaların en başında bulunan "dosya fihristi"ne kaydedilmelidir. Bu şekilde dosyaların içeriği hakkında yapılan işlemler kolayca takip edilebilir.