Günlü evrak kavramı, belirli bir zamanda veya evrakta belirtilen süre içinde bitirilerek muhatabı olan makama cevap verilmesi gereken evraklar olarak tanımlanmaktadır. Günlü evraklar, belirlenen süre içerisinde öncelikle işleme konularak hızlı bir şekilde cevaplanması gereken önemli evraklardır.

Ivedi ve günlü yazılar ise normal yazılara göre daha kısa sürede işleme konması gereken yazılardır. Bu tür yazılarda, ilgili mevzuata göre tarih bölümünün üstünde "ivedi" veya "günlü" ibaresi bulunmalıdır. Bu sayede yazının aciliyeti ve önemi belirtilmiş olur. Gizli yazılar ise sadece ilgili veya yetkili kişiler tarafından okunabilen yazılardır.

Fiziki evrak, ISLAK imzalı bir belgenin taranarak sisteme atıldığı belge türünü ifade eder. Bu işlem için ilgili belgenin öncelikle bilgisayarda taranması gerekmektedir. EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) kullanabilmek için belge yöneticisi veya belge memuru kullanıcı grubuyla sisteme girilmesi gerekmektedir.

Kişiye özel yazılar, üzerinde "Kişiye Özel" ibaresi bulunan zarf veya belgelerdir. Bu tür yazılar, ilgili kişiye teslim edilmek üzere alınır ve sadece ilgili kişi tarafından açılabilir ve üzerinde tasarruf hakkına sahiptir. Bu tür belgeler ilgili kişinin talebi olmadan kayda alınmaz.

İlgi yazılarında ise yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu belirtilir ve tarih sırasına göre yazılır. Eğer yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunlar da belirtilir.

Gelen ve giden evraklar, bir kurumda bir yazıya cevap olarak gelen evrak ile bununla ilgili giden yazıların deftere işlenmesini ve çapraz denetim sağlanmasını ifade eder. Giden evraklar, kurum müdürü tarafından imzalandıktan sonra deftere işlenir ve bir örneği desimal dosyada saklanır.

Belgenet ise sadece size gelen evraklar için e-posta göndererek paraf, imza, kontrol, koordinasyon gibi işlemleri sağlayan bir sistemdir. Birim evrakları birim adına geldiği için ayrıca e-posta gönderilmemektedir.

Ayrıcalıklı hesap yönetimi (Privileged Access Management - PAM), kritik ve kurumsal kaynaklara yüksek seviyede erişim iznine sahip kullanıcıların hesaplarının güvenli bir şekilde yönetilmesini sağlayan bir sistemdir. Bu sistem, insan yöneticilerden başlayarak cihazlar, uygulamalar ve diğer kullanıcı türlerini de kapsayabilir.

Özel evraklar ise resmi belgeyi düzenleme yetkisinin kamu görevlilerine ait olduğu belgelerdir. Özel belgeler ise herkes tarafından düzenlenebilen belgeler olup genellikle kişiler arasındaki özel ilişkilerde kullanılmaktadır.

Kullanıcı hesap yönetimi ise şirketlerdeki kritik verilerin bütünlüğünü korumak amacıyla, şirketteki verilere erişebilecek olan kullanıcıların ayrıcalıklı veya standart yetkilerle doğru şekilde erişebilecek hale getirilmesini sağlayan bir sistemdir. Bu şekilde verilere sadece yetkili kişilerin erişimi sağlanır.

Privileged Access ise kritik verilere ulaşabilen özel yetkilendirilmiş kullanıcıların tespiti, analizi ve kontrolünü sağlayan Ayrıcalıklı Erişim Yönetimi (PAM) kavramını ifade eder. Bu sistemler, özel yazılım çözümleri kullanılarak verimli bir şekilde gerçekleştirilebilir.

İlgi terimi ise yazışmalarda önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümü ifade eder. "İlgi:" ibaresi, gönderilen makam bölümünden iki aralık aşağıya ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. Bu şekilde belgeler arasındaki ilişki ve referanslar açıkça belirtilmiş olur.