Kalıplı raporlar, belirli bir düzene göre hazırlanan raporlardır ve önceden belirlenmiş şablonlara göre yazılmaları gerekir. Bu raporlar, sınırlı sayıda hücreleri olan ve istenilenler dışında bir şey yazmanıza izin vermeyen belgelerdir. Verilecek yanıtların dahi belirlenmiş olabileceği tam kalıplı raporlarda, raporun genel yapısı ve söylemek istediği ana mesaj önceden belirlenmiştir.

Raporların genel özellikleri arasında ileri sürülen olumlu ya da olumsuz görüşleri somut deliller ile desteklemek, varılan yargıyı açıkça belirtmek, gereksiz ayrıntılardan kaçınmak ve açık ve net bir dil kullanmak bulunmaktadır. Raporlar, belirli bir plana göre hazırlanmalı ve karar vericilere net bir şekilde iletilmelidir.

Rapor hazırlanırken öncelikle raporun veya çalışmanın adı yazılmalı, ardından hazırlayanın adı, soyadı, numarası ve sınıfı gibi bilgiler eklenmelidir. Bu bilgilerin altına ise raporun son teslim tarihi belirtilmelidir. Bu sayede raporun hangi konu üzerine hazırlandığı ve kim tarafından hazırlandığı açıkça anlaşılabilir.

Mülakat raporları da belirli bir düzene göre hazırlanmalıdır. Başlık sayfası ve temel bilgiler şeklinde başlayan mülakat raporunda, görüşülen kişinin adı ve kimlik bilgileri ön planda olmalıdır. Raporun mülakat raporu olduğu açıkça belirtilmeli ve görüşme detayları net bir şekilde aktarılmalıdır.

Resmi rapor çeşitleri genel olarak içeriklerine, sürelerine ve şekillerine göre üçe ayrılır. Araştırma raporları, uzman raporları, durum raporları ve öneri raporları gibi çeşitlere sahiptir. Bu raporlar, karar vericilerin işini kolaylaştırmak ve objektif bilgiler sunmak amacıyla hazırlanır.

Bilimsel raporun nitelikleri arasında bir örneklik, bağlantı, sadelik ve açıklık, yazım kılavuzuna uyma, sürükleyici bir üslup ve sonuçların iyi değerlendirilmesi gibi unsurlar bulunmaktadır. Bilimsel raporlar, bilimsel araştırmaların sonuçlarını net ve anlaşılır bir şekilde aktarmak amacıyla yazılır.

Raporlarda kişisel bilgilere yer verilmemeli ve raporlar tarafsız, objektif ve doğru bilgilerle hazırlanmalıdır. Raporu veren kişi, raporun sonunda adını, soyadını, memuriyet ve görev unvanını belirterek imzalamalıdır. Bu sayede raporun güvenilirliği ve resmiyeti sağlanmış olur.