Yazılı uyarı sicile işlenir mi sorusunu doğru bir şekilde cevaplayabilmek için sicil dosyası kavramını netleştirmekte fayda var. Devlet memurlarının sicil dosyası, özlük dosyasından farklı olup, uyarı yazılarının genellikle özlük dosyasına konulması gerektiği belirtilmektedir. Sicil Yönetmeliği'nin 7. maddesi uyarınca uyarı yazılarının sicil dosyasına konulmaması gerektiği ifade edilmektedir.

İşçiye uyarı verme süreci ise belirli bir prosedüre tabidir. Uyarı formu personelin yazılı savunmasına karşılık olarak hazırlanır ve personelin gerekçelerini dikkate alarak adil bir şekilde oluşturulmalıdır. Uyarı formu personele imza karşılığında teslim edilmelidir.

Çalışanlara uyarı yapılması gereken durumlar arasında iş görevlerini yerine getirmeme, sorumsuz davranışlar, devamsızlık gibi durumlar öne çıkmaktadır. Uyarılar, işyerinde yaşanan olumsuz durumların düzeltilmesi ve işverenin haklı fesih yapabilmesi gibi durumları önlemek amacıyla uygulanmaktadır.

Uyarı tutanağı ise olay anında hızlı bir şekilde hazırlanması gereken belgedir. Olayı olduğu gibi aktaran tespitlerin yer aldığı bu tutanak, orada bulunan kişilerin imzasını taşımalıdır. Hazırlandıktan sonra ilgili merciilere iletilir.

Uyarmanın disiplin cezalarından biri olduğunu belirtmek gerekir. Devlet memurları için 657 sayılı Kanun'un 136. maddesi uyarınca disiplin cezaları sicile işlenebilir.

Tutanağa karşı savunma yazarken ise tarih ve hitap ibaresine dikkat etmek önemlidir. Savunmanın doğru ve anlaşılır bir şekilde yazılması, tutanağa karşı doğru bir savunma sağlayacaktır.

Son olarak, tutanak genellikle imzalatılarak korkutma amaçlı kullanılabileceği belirtilmektedir. Ancak disiplin kuruluna gidildiğinde tutanaklar genellikle sicile işlenebilir.