Defterin icat edilme süreci büyük bir öneme sahiptir. Thomas W. Holley'nin fikri, artıkları kullanarak yasal not defterleri yapmak için ortaya attığı bir kavramdır. Holley, 24 yaşında bir kağıt fabrikası işçisi olarak çalışmaktaydı ve bu fikri, yerel bir yargıcın talebi üzerine geliştirmiştir. O dönemde boş kağıt parçalarını bir araya getirerek defterler yapmak, hem geri dönüşümü sağlamak hem de not almayı kolaylaştırmak açısından önemliydi. Bu fikir, defterin pratik ve kullanışlı bir araç olmasını sağlamıştır.

Defterin nerede icat edildiğine gelirsek, günümüzdeki modern kâğıdın temsilcisi olan eski arkeolojik parçaların Çin'de MÖ 2. yüzyıla ait olduğunu göstermektedir. Kâğıdın yapım süreci ise genellikle Çinli Cai Lun'a atfedilir. Çin'de kâğıdın keşfedilmesi, defterin de temel malzemesi olan kağıdın kullanımı ve üretim süreci açısından önemli bir adımdır.

Defterin nasıl icat edildiği sorusu da büyük bir merak konusudur. Defter, boş kağıtların birleştirilmesiyle oluşturulan bir nesnedir. J.A. Birchall tarafından 1920 yılında kâğıtların birleştirilip kartondan kapağın eklenmesiyle defterin icat edildiği bilinmektedir. Bu basit ancak oldukça kullanışlı icat, yazma ve çizme ihtiyacını pratik bir şekilde karşılamıştır.

Kâğıdın icat sürecine baktığımızda ise Çinli Cai Lun'un önemli bir rol oynadığını görüyoruz. Cai Lun, Çin mahkemelerinde saray görevlisi olarak çalışmaktaydı ve ilk kağıt kullanımını ağaç kabukları ve bez parçalarını kullanarak gerçekleştirmiştir. Ağaç kabuklarını ve bez parçalarını ezerek hamur haline getiren Cai Lun, elde ettiği hamuru su ile karıştırarak kağıdı üretmiştir. Bu icat, kağıdın tarihinde önemli bir dönüm noktası olmuştur.

Son olarak, defterlerin kullanımıyla ilgili detaylara da değinelim. Örneğin protokol defteri, derneklerce tutulması zorunlu olan defterler arasında yer almaktadır ve kullanılmaya başlamadan önce İl Dernekler Müdürlüğü veya noterden onaylatılması gerekmektedir. Protokol defterlerinde hastaların kimlik bilgileri ile tıbbi işlemlerin kaydedildiği ve sağlık kurumları için önemli bir belge olduğu bilinmektedir. Bu tür defterlerde tutulan bilgilerin doğruluğu ve güvenilirliği açısından onay süreci oldukça önemlidir.